Na het toepassen van onze rekenregels in Strobbo kan je conflicten krijgen in het overzicht "Sociaal secretariaat". Deze conflicten dien je eerst op te lossen voor dat je een payroll export kan uitvoeren.
Indien er een conflict is in Strobbo ligt de basis doorgaans aan de ingegeven data. Voor dat je start aan de payroll dien je eerst standaard controles uit te voeren, deze handleiding kan je hier terugvinden.
Hierbij een overzicht van de bestaande conflicten
Een conflict op de eerste/laatste dagen van de maand
Bij een conflict op de eerste/laatste werkdag(en) van de maand raden we aan om de filter van de datums even aan te passen om een volledig beeld te krijgen. Strobbo berekent de uren van maandag tot en met zondag. Indien er bijvoorbeeld een maandag valt in de vorige maand, zal er nog wel rekening gehouden worden met de gepresteerde uren op deze dag.
We volgen even onderstaand voorbeeld:
We merken hier op dat er een medewerker een conflict heeft op woensdag 02/02
We passen nu eerst de filter van de startdatum aan naar maandag 31/01 en klikken op de knop "Filters toepassen". De einddatum mag je ongewijzigd laten.
Vervolgens zien we nu de prestaties van de volledige week (maandag tot zondag).
Er zijn in dit voorbeeld maar 19u12 aan prestaties/afwezigheden geboekt, terwijl we 24u dienen te halen. Het systeem moet nu uren gaan opvullen op een afwezigheid OF boven de 11u gaan om deze contractuele uren te behalen.
Volgende zaken kunnen de oplossing bieden:
- Er dient een ontbrekende prestatie toegevoegd te worden
- Er dient een ontbrekende afwezigheid toegevoegd te worden
- Er dient een aanwezige prestatie/afwezigheid aangepast te worden (verhogen/verlagen)
Na één van bovenstaande zaken uit te voeren, dien je opnieuw een reset data uit te voeren en de regels toe te passen
Een conflict op een te kort aan prestaties/afwezigheden
Een veel gemaakte fout is dat er te weinig/teveel prestaties/afwezigheden worden geboekt waardoor we zo een conflict krijgen op onze rekenregels. In onderstaand voorbeeldje zie je dat er maar 30u24 aan afwezigheid is geboekt terwijl er een contract van 38h00 staat genoteerd.
Volgende zaken kunnen de oplossing bieden:
- Er dient een ontbrekende prestatie toegevoegd te worden
- Er dient een ontbrekende afwezigheid toegevoegd te worden
- Het statuut en de contractuele uren aanpassen
Na één van bovenstaande zaken uit te voeren, dien je opnieuw een reset data uit te voeren en de regels toe te passen.
Een conflict op een surplus aan prestaties/afwezigheden
Het gebeurt wel eens dat een medewerker per ongeluk 7 dagen aaneensluitend afwezigheid aanvraagt. Hierdoor worden er mogelijks onterecht overuren berekend. Een andere veelvoorkomende fout is dat er nog een fout staat in het tikklok overzicht.
Onderstaand voorbeeld geeft aan dat de medewerker een contract heeft van 32u maar dat er voor 32u30 aan ziekte is ingeboekt.
In onderstaand voorbeeld zien we dat er nog veel fouten staan in het tikklok overzicht, deze dienen we eerst te corrigeren om succesvol de lonen door te sturen.
Volgende zaken kunnen de oplossing bieden:
- Er dient een vakantiedag (of dagen) verwijderd te worden
- Er dient een prestatie gecorrigeerd te worden te worden.
- Is er een medewerker vergeten uit te klokken? Volg dan deze handleiding.
- Het statuut en de contractuele uren aanpassen
Na één van bovenstaande zaken uit te voeren, dien je opnieuw een reset data uit te voeren en de regels toe te passen.
Een conflict op een foutief ingevuld profiel
Merk je dat er een conflict komt op prestaties van een medewerker, kijk dan zeker even na of dat het profiel correct is ingevuld. In onderstaand voorbeeld zie je dat er een medewerker met een deeltijds werkregime nog genoteerd staat als een voltijds arbeider. Hier dienen we het statuut aan te passen alsook de contractuele uren.
Volgende zal dit conflict oplossen:
- Het statuut en de contractuele uren aanpassen
Na bovenstaande aanpassing, dien je opnieuw een reset data uit te voeren en de regels toe te passen.