Het einde van de maand is een belangrijke periode voor iedereen. Om deze zo vlot mogelijk te laten verlopen hebben wij hier een checklist van al de zaken die je zeker in orde dient te brengen. Inclusief tips.

  1. Personeelsnummers


Je controleert dit makkelijk in het tabje sociaal secretariaat onder "Beheer". Wat je hier ziet is dat het voor personeelslid 2 in orde is en voor de eerste niet.



Wat je zeker in orde moet brengen is het aanvullen van de personeelsnummers van jouw werknemers. Dit doe je niet enkel in het tabje van "sociaal secretariaat" maar bij: Beheer - Gebruikers - Personeelsoverzicht.

Je klikt op het tabje van jouw onderneming en scrolt helemaal naar rechts. 

Hieronder zie je een ingevuld voorbeeld. Je kan op de lijntjes hier de gegevens aanvullen. Dan worden ze voor in de toekomst bewaard. 

Wil je ze dan ingevuld in het sociaal secretariaat overzicht? Klik dan bovenaan rechts op "Reset Data". Ons systeem zal dan de gegevens aanvullen.

Opgelet: Werk je met SD WORX, dan dien je onze "personeelsnummers" in hun systeem te gebruiken. Een voorbeeld van deze nummer is 248, wanneer je dit in het systeem van SD wil zetten zet je er 4 nullen voor vb. 0000248. Hoe je dat doet lees je in dit artikel onder punt 2.

2. Vakanties en feestdagen

Voor je de export maakt kan je best controleren of er een feestdag in de maand zat. Is er eentje geweest, hebben de personeelsleden dan gewerkt? Of hebben ze deze dag als vakantie mogen nemen. Hoe je een feestdag in het systeem zet vind je hier.

Hetzelfde doe je voor de vakantieperiodes. Waar je dient op te letten is dat je het correct aantal uren hebt toegekend via vakanties. Hieronder een vaak voorkomend voorbeeld. Op vrijdag 14/09 is de vakantie "klein verlet" correct toegekend voor 08h00. Op zaterdag zijn er geen uren toegekend aan de vakantie. 


Vervolgens is het belangrijk dat je het correcte vakantietype selecteert.  Al de informatie over de diverse mogelijkheden van vakantietypes vind je hier.  
Wil je een bepaalde soort vakantie niet exporteren naar het sociaal secretariaat, dan vink je bij dit type "niet exporteren" aan. Denk bijvoorbeeld aan het indicatief verlof of de onbeschikbaarheid van studenten.

Belangrijk! Voor je vaste mensen mag er géén indicatief verlof in zitten, tenzij in hoogst uitzonderlijke gevallen!

Wat is indicatief verlof?
Dit is een afwezigheidstype dat voornamelijk gebruikt wordt voor flexibele krachten in horeca & retail (zoals studenten met een dagcontract, extra's en flexi's). Zij kunnen met dit vakantietype aangeven dat ze niet kunnen komen werken, ook al hebben ze bijvoorbeeld geen recht op jaarlijks verlof.

Hoe kan ik dit controleren?
Dit type afwezigheid heet standaard indicatief verlof, maar kan voor jou op vraag mogelijk van naam veranderd zijn, vaak is dit dan iets als "onbeschikbaarheid".
Als je in het menu onder Planning naar Afwezigheden en beschikbaarheid gaat zal je onderaan in de legende kunnen zien of dit type bestaat voor jou.


In bovenstaand voorbeeld zie je ook ineens dat er op de 23ste van de maand voor "Tim VB" indicatief verlof in zit.
Hoe je dat ziet?
 In de legende heeft IV een kleur gekregen, de tekst onder de naam (Hele dag 08:00) heeft dezelfde kleur.

3. Controleer of de tiktijden van het personeel correct zijn

Heel belangrijk is dat iedereen de correcte gewerkte tijden in het Onlinewerkrooster heeft staan. Je kan dit makkelijk controleren in het tikklok overzicht als volgt:

Als je klikt op de kolomtitels bovenaan dan wordt er op gesorteerd.
Zo kan je dus klikken op #u gewerkt en zullen eerst de kortste shiften bovenaan komen:

Als je nog eens klikt dan zullen de langst durende shiften bovenaan komen:

Op deze manier kan je snel de excessen eruit halen en de uitzonderlijk lange/korte werktijden eruit halen.

Nog enkele interessante artikelen over de tikklok:
Hoe je tiktijden aanpast lees je hier.
Is er een tijdregistratie die ontbreekt en wil je deze manueel toevoegen: lees even hier.

 Wil je overuren berekenen? Dan kan je best volgend artikel even lezen.

4. Sociaal secretariaat regels

Indien je de automatische regels wil gebruiken dienen deze ingesteld te zijn. Heb je de Excel van ons nog niet ontvangen geef ons dan een seintje op de chat met support. Mail het ingevulde bestand naar hello@onlinewerkrooster.be.

Je kan de regels ook zelf proberen in te stellen, dat lees je hier.  

5. Klopt de data in het sociaal secretariaat overzicht t.o.v. de tikklok & de afwezigheden?

Merk je dat er dubbele lijnen of andere gekke gegevens in het tabje sociaal secretariaat staan? Probeer dan even de data te resetten.
Dit doe je rechts bovenaan via de knop "Reset data". 

6. Wil je het zelf even proberen?

Heb je vorige keer de export met onze accountmanagers gedaan en wil je het zelf eens proberen? Dan ga je als volgt te werk:

Controleer puntje 1 tot en met 4.

Druk op reset data rechts bovenaan: zo begin je vanaf nul.

Druk op "regels toepassen" links bovenaan.

De automatische regels worden dan berekend. Indien je nog manuele wijzigingen wil aanbrengen kan je dat nu.

Opgelet: de regels toepassen kan je geen 2 keer! Indien je ze opnieuw wil toepassen dien je eerst terug de data te resetten.

Vervolgens klik je op "Payroll export. 

Opgelet: als er tijdens je eerste gesprek over de lonen iets anders afgesproken is dan doe je dit niet. Dit is namelijk afhankelijk per sociaal secretariaat.

Merk je dat het bestand niet wordt gedownload dan moet je even kijken of er geen pop-ups worden geblokkeerd. In chrome zie je dit rechts boven (zie onderstaande afbeelding). 

Heeft u het antwoord gevonden?