Ce manuel vous explique les points suivants :
Vous trouverez des détails sur les modèles ici.
Introduction
Cet écran vous permet de créer un planning.
Comme vous pouvez le constater, la semaine concernée, la date, les réservations éventuelles et les détails relatifs au coût du personnel s’affichent toujours. Les informations complémentaires relatives au revenu sont consultables sur cette page.
Les flèches de la barre de date vous permettent de parcourir les semaines. En cliquant sur la date, vous pouvez sélectionner la semaine désirée.
La barre surlignée en bleu de l’horaire hebdomadaire affiche le champ de travail et l’emplacement.
Déterminer la disposition de l’écran avec les paramètres d’affichage
Les paramètres d’affichage sont repris dans la barre latérale.
Vous y sélectionnez les options nécessaires pour faciliter votre planning.
Si par exemple vous ne voulez pas afficher tous les champs de travail, sélectionnez uniquement les champs nécessaires. Si vous désirez afficher la disponibilité de votre personnel, cochez la case. Les infos du jour présentent les prévisions météo et le coût du personnel. Si vous travaillez avec des horaires de travail ouverts, cochez la case. Si vous voulez afficher les horaires de travail refusés sur le planning, cochez la case.
Vous pouvez également afficher les employés prévus. Si la case est décochée, tous les employés qui peuvent travailler dans le champ de travail visé sont affichés. Vous pouvez également décider d’afficher uniquement les employés disponibles. Cela suppose, bien entendu, qu'ils aient communiqué leur disponibilité.
Les options choisies s’affichent toujours au-dessus du planning. En cliquant sur la croix, vous supprimez l’option.
Vous trouvez toutes les fonctionnalités relatives à la barre latérale ici .
La signification des boutons dans le planning
Comme mentionné précédemment, tous les détails concernant la barre latérale se trouvent ici .
La signification des trois points à côté d’une journée
Les trois petits points à côté de chaque journée vous permettent de copier ou d’effacer la journée.
Vous trouvez plus d’informations sur la fonction copier ici.
Attention : une journée effacée ne peut pas être récupérée.
La signification des trois points à côté d’un employé
Les trois petits points à côté du nom d’un employé vous permettent d’effacer sa semaine.
Attention : une semaine effacée ne peut pas être récupérée.
Plus d’actions
En appuyant sur ce bouton, des rappels sont envoyés à l’employé qui n’a pas encore réagi à un horaire de travail.
Vous effacez un planning complet en appuyant sur ce bouton.
Vous pouvez aussi ajouter un absence ou disponibilité.
Attention : un planning effacé ne peut pas être récupéré.
La cloche de notification
La cloche de notification se situe à côté de « Plus d’actions ». Le point rouge à côté de la cloche signifie que le planning ne satisfait pas à certaines conditions.
Vous pouvez programmer les notifications sur « Gestion - Paramètres - Notifications ».
Il s’agit uniquement d’alertes. Par conséquent, le planning peut être envoyé aux employés.
La signification du plus dans le planning
Si vous cliquez sur le plus dans un horaire de travail ouvert, la fenêtre des horaires de travail ouverts s’ouvre. Cliquez ici pour en savoir plus sur les temps de travail ouverts.
Si vous cliquez sur le plus dans le calendrier de travail, vous créez un horaire de travail.
Si un temps de travail a une remarque, c'est visible comme ça:
Envoyer les horaires de travail
Le bouton « Envoyer les horaires de travail » se trouve à côté du bouton « Plus d’actions », au dessus du planning.
Lorsque vous cliquez sur ce bouton, l’écran suivant s’ouvre. Vous y trouvez un aperçu des alertes, le crédit sms et la manière dont vous voulez avertir vos employés (par SMS ou par e-mail).
En sélectionnant « Approuver automatiquement », l’employé en question n’est plus obligé d’approuver l’horaire de travail.
Cliquez sur « Envoyer » pour envoyer le planning.
Comment créer un planning hebdomadaire
Commencez par modifier les paramètres d’affichage en fonction de vos besoins.
Faire apparaître les employés sur le planning
Si vous décidez d’afficher uniquement les employés prévus dans les paramètres d’affichage, vous pouvez tout de même visualiser vos employés par champ de travail.
Cliquez le petit bonhomme à côté du champ de travail.
Le pop-up suivant s’ouvre. Sélectionnez les employés que vous voulez voir apparaître sur le planning et cliquez sur « Ajouter ».
Vous obtenez le résultat suivant :
Attribuer des horaires de travail aux employés
Si vous voulez affecter des employés à un champ de travail à partir du planning, lisez ce manuel.
Vous pouvez ajouter un horaire de travail à un employé de deux façons :
Allez dans le planning et cliquez sur le signe plus à côté de l'employé souhaité pour le jour souhaité.
Vous ouvrez un horaire par défaut et vous le faites glisser sur le planning de l'employé souhaité pour la journée souhaitée.
Si votre planning hebdomadaire est récurrent, vous pouvez l'enregistrer comme modèle.
Vous trouvez plus de détails sur les modèles ici.
La signification des détails couplés au nom de l’employé
La disponibilité d’un employé : lorsqu’un employé n’a pas donné de disponibilité, le symbole suivant apparaît à côté de son nom. Le rond avec une barre oblique signifie « indisponible ».
Le nombre d’heures contractuelles : le nombre d’heures planifiées/contractuelles est affiché sous le nom de chaque employé. Les heures contractuelles peuvent être modifiées dans le profil d’utilisateur de l’employé.
Cet exemple vous montre que la personne en question a 00 h 00 planifiée sur les 22 h 48 contractuelles.
La signification des couleurs des heures planifiées :
Lorsqu'un employé n'a pas encore atteint ses heures contractuelles, celles-ci restent grises.
Lorsqu’un employé a dépassé ses heures contractuelles, celles-ci deviennent orange.
Lorsqu'un employé a été prévu pour un nombre suffisant d'heures, celles-ci deviennent vertes.
Le compteur d’heures supplémentaires (OV) : vous trouvez également sous les heures planifiées/contractuelles le compteur d’heures supplémentaires.
Dans cet exemple, la personne a travaillé 150 heures supplémentaires. Ces heures peuvent être ajoutées dans le profil de l’utilisateur, via la clôture de la semaine ou la clôture du secrétariat social.
La signification des couleurs dans le planning
Les pointillés autour d’un temps indiquent la disponibilité
le vert indique une disponibilité par défaut ;
le rouge indique une indisponibilité ;
le bleu indique une disponibilité supplémentaire.
Les horaires de travail encadrés indiquent les horaires de travail planifiés.
vert foncé : horaire de travail ouvert approuvé ;
vert : envoyé et approuvé par l’employé ;
bleu : envoyé, sans réponse de l’employé ;
rouge : horaire de travail refusé ;
gris : horaire de travail non envoyé.
Les horaires de travail encadrés en rouge renvoient vers une alarme, survolez-les pour afficher les détails.
Un employé avec un fond rayé rouge n'est plus lié à l'espace de travail. Vous devez le relier à nouveau si vous voulez le reprogrammer dans cette champ de travail particulière.
