Ce manuel vous explique :
Il existe 2 modes pour les temps de travail ouverts :
le classique
le mode d'approuvés
Pour découvrir la différence, veuillez lire ce manuel.
Signification de horaire de travail ouvert
Avec un horaire de travail ouvert, vous laissez la possibilité à vos employés de décider qui vient travailler.
Avec un horaire de travail ouvert :
vous mentionnez quand vous avez besoin de quelqu’un dans un champ de travail déterminé ;
vous envoyez l’horaire à toutes les personnes disponibles appartenant au champ de travail déterminé ;
vous pouvez éventuellement signaler que l’horaire ouvert est urgent, il sera alors envoyé aux personnes indisponibles.
L’horaire de travail ouvert n’est jamais envoyé aux personnes déjà planifiées pour (une partie de) l’heure choisie.Le premier membre du personnel qui accepte l’horaire est automatiquement planifié.
Attention : l’horaire peut être modifié. Si, en tant qu’administrateur, vous voulez approuver l’horaire de travail ouvert, dites-le au support.
La procédure à suivre pour créer un horaire de travail ouvert
La création d’un horaire de travail ouvert s’effectue de deux façons :
directement dans la planification hebdomadaire ;
à l’aide de la barre latérale.
La fonction est visible uniquement si vous l’avez sélectionnée dans les paramètres d’affichage.
Directement sur la planification hebdomadaire
Cliquez sur le plus dans le champ de travail visé et à la date correcte.
La fenêtre suivante s’ouvre :
la date et la journée sélectionnées sont préremplies, tout comme le champ de travail ; la modification manuelle est toujours possible ;
si vous travaillez avec des groupes d’utilisateurs, vous pouvez également sélectionner le bon groupe ;
mentionnez le nombre d’employés recherchés pour l’heure désirée ;
saisissez une heure d’entrée en service et une heure de fin ;
si nécessaire, saisissez également un temps de pause ;
cliquez sur créer.
TIP
Utilisez l'option "Quantité " pour programmer le nombre de personnes. Ainsi, vous ne devez pas créer plusieurs fois la même durée de travail.
La fenêtre suivante s’ouvre.
Vous pouvez maintenant choisir à quel employé envoyer l’horaire ouvert et si l’envoi se fait par e-mail ou par SMS.
Pour info : L’aperçu vous permet de faire une recherche par nom.
Cliquez sur envoyer les invitations pour envoyer l’horaire de travail ouvert.
Un aperçu avec tous les détails s’affiche.
Statut Non répondu : l’employé n’a pas encore vu l’horaire de travail.
Statut Approuvé : l’employé accepte l’horaire de travail ouvert.
Statut Refusé : l’employé n’est pas disponible à cet horaire.
Un horaire de travail ouvert approuvé est illustré ci-dessous.
Vous retrouvez normalement tous les détails en cliquant sur « Aller vers détails »
Ici, vous pouvez éventuellement inviter d’autres employés ou envoyer un rappel.
À l’aide de la barre latérale
Cliquez sur la première icône de la barre latérale, la même fenêtre que dans les étapes décrites ci-dessus apparaît.
Comment reconnaître un horaire de travail ouvert
Un horaire de travail ouvert s’affiche toujours sur la planification dans le champ surligné en jaune et dans la ligne « horaire de travail ouvert ».
Couleurs employées pour un horaire de travail ouvert :
gris : pas encore envoyé ;
bleu : envoyé, personne ne l’a approuvé ;
vert foncé : quelqu’un a approuvé l’horaire de travail ouvert.
Horaire de travail ouvert envoyé vs horaire de travail ouvert non envoyé
Horaire de travail ouvert approuvé
