In deze handleiding vind je informatie over volgende items:
Details over de sjablonen vind je hier.
Introductie
Op dit scherm kan je een weekplanning maken.
Zoals je ziet vind je steeds de desbetreffende week, de datum en de eventuele reservaties en details over de personeelskosten. Meer over de omzet vind je op deze pagina.
Via de balk met de data kan je simpel doorheen de weken gaan met de pijltjes. Klik je op de datum dan opent de optie om de gewenste week te selecteren.
Op het weekrooster zie je in de blauwe vlakken de werkgebieden en de vestiging.
De weergave instellingen
Je kan de weergave instellingen vinden in de side bar.
Hier selecteer je de opties die nodig zijn om jouw planning makkelijk op te maken.
Wil je bijvoorbeeld niet elke werkgebied zien, dan selecteer je enkel de werkgebieden die voor jou noodzakelijk zijn. Wil je de beschikbaarheid van jouw personeel zien? Dan vink je dit aan. Toon dag info geeft je details over het weer en jouw personeelskosten. Werk je met open werktijden dan vink je deze aan. Wil je ook de geweigerde werktijden op de weekplanning dan vink je dit ook aan.
Daarnaast kan je er voor kiezen om de geplande mensen te tonen, vink je dit niet aan dan tonen we alle mensen die in dat werkgebied kunnen werken. Maar je kan ook kiezen om enkel de beschikbare medewerkers te tonen. Dit verreist natuurlijk dat ze hun beschikbaarheid door hebben gegeven.
Je vindt bovenaan jouw planning ook steeds welke opties je hebt gekozen. Wil je een optie verwijderen, dan kan je gewoon op het kruisje drukken.
Alle functionaliteiten over de side bar vind je hier.
De knoppen op jouw planning
Zoals al vermeld vind je alle details over de side bar hier.
Puntjes bij een dag
Elke dag heeft 3 puntjes, wanneer je hier op klikt kan je de dag kopiëren of wissen.
Meer over de kopieerfunctie vind je hier.
Opgelet: wanneer je een dag hebt gewist kan je dit niet terughalen.
Puntjes bij een werknemer
Wil je de week van een bepaalde werknemer wissen dan maak je gebruik van de 3 puntjes naast zijn/haar naam.
Opgelet: wanneer je een week hebt gewist kan je die niet terughalen.
Meer acties
Via deze knop kan je herinneringen uitsturen wanneer jouw personeel nog niet heeft gereageerd op de werktijden. Je kan hier ook een afwezigheid of extra beschikbaarheid toevoegen.
Daarnaast kan je via deze knop ook een hele planning wissen.
Opgelet: een gewiste planning kan je niet terug oproepen.
Het notificatie belletje
Naast de "meer acties" vind je het notificatie belletje. Wanneer hier een oranje bolletje voldoet jouw planning niet aan bepaalde voorwaarden.
Je kan deze notificaties instellen bij "Beheer - Instellingen - Notificaties".
Het zijn enkel waarschuwingen, je kan de planning dus nog wel steeds naar de personeelsleden verzenden.
Het plusje in de planning
Klik je op het plusje bij een open werktijd, dan gaat de slide in voor de open werktijden open. Meer weten over de open werktijden, klik dan hier.
Klik je op het plusje in het werkrooster dan ga je een werktijd aanmaken.
Heb je een opmerking toegevoegd aan een werktijd dan herken je die werktijd als volgt:
Werktijden verzenden
De knop "werktijden verzenden" vind je naast "meer acties" bovenaan de planning.
Wanneer je hier op klikt gaat het volgende scherm open. Je vind hier een overzicht van de waarschuwingen, het sms-tegoed, je kan hier vervolgens selecteren hoe je de werknemers wil verwittigen (via sms of mail).
Vink je "automatisch goedkeuren" aan dan moet de werknemer in kwestie de werktijd niet meer goedkeuren.
Klik op verzenden om de planning te verzenden.
Hoe maak ik een weekplanning
Start met de weergave instellingen aan te passen naar jouw wensen.
Medewerkers doen verschijnen op de planning
Kies je om enkel ingepland personeel te tonen bij de weergave instellingen, dan kan je per werkgebied toch jouw medewerkers laten verschijnen.
Klik op het ventje naast het werkgebied.
Volgende pop up zal openen. Selecteer de medewerkers die je wil zien op de planning en klik op toevoegen.
Het resultaat is het volgende:
Werktijden toekennen aan de werknemers
Wil je medewerkers koppelen aan een werkgebied vanop de planning, dan lees je even deze handleiding.
Je kan een werktijd toevoegen aan een medewerker op 2 manieren:
Je gaat naar de planning en klikt op de gewenste dag bij de gewenste werknemer op het plusje.
Je neemt een standaard werktijd en sleept die op de planning bij de gewenste werknemer op de gewenste dag.
Wanneer je weekplanning vaak terugkomt kan je deze opslaan als sjabloon.
Wil je meer details over de sjablonen vind je hier.
Wat betekenen de details bij de naam van de werknemer
De beschikbaarheid van de werknemer: heeft een werknemer geen beschikbaarheid doorgegeven dan herken je dit aan het symbooltje voor de naam. Dit cirkeltje met streep duidt op "geen beschikbaarheid".
Het aantal contractuele uren: onder de naam van elke werkgever vind je het aantal uren dat hij is ingepland/contractuele uren. Die contractuele uren kan je aanpassen in zijn/haar userprofile.
In dit voorbeeld is de persoon in kwestie 00h00 ingepland van de 22h48 contractuele uren.
De kleuren van de ingeplande uren:
Wanneer een werknemer nog niet aan zijn contractuele uren zit blijft dit grijs.
Wanneer een werknemer over zijn contractuele uren gaat wordt dit oranje.
Wanneer een werknemer net genoeg uren ingepland is wordt dit groen.
De overuren-teller (OV): onder de ingepland/contractuele uren vind je ook de overuren-teller.
In het voorbeeld heeft de persoon 150 overuren. Deze uren kunnen worden aangevuld in het profiel van de gebruiker, via het afsluiten van de week of het afsluiten van het sociaal secretariaat.
Wat betekenen de kleuren op de planning
Stippellijnen rondom een tijd duiden op beschikbaarheid
groen is standaard beschikbaarheid;
rood is onbeschikbaar;
blauw is extra beschikbaarheid.
Werktijden met een volle kader zijn geplande werktijden.
donker groen: goedgekeurde open werktijd;
groen: verzonden en goedgekeurd door de werknemer;
blauw: verzonden maar nog niet beantwoord door de werknemer;
rood: afgekeurde werktijd;
grijs: niet verzonden werktijd.
Een rode kader rond een werktijd wijst op een waarschuwing, hoover over de werktijd voor de details.
Een werknemer met een rood gestreepte achtergrond is niet langer gekoppeld aan het werkgebied. Je moet hem terug koppelen indien je hem opnieuw wil inplannen in dat bepaald werkgebied.
