In deze handleiding vind je volgende onderwerpen:
Er zijn 2 types Open Werktijden:
- De klassieke
- De goedkeuring mode.
Lees hier de handleiding over de verschillen tussen beide.
Wat is een open werktijd?
Via een open werktijd kan je je personeel laten kiezen wie komt werken.
Bij een open werktijd:
Geef jij in wanneer je iemand nodig hebt in het werkgebied waar je die persoon nodig hebt.
Stuur je deze werktijd uit naar iedereen die beschikbaar is en die in dat werkgebied kan werken.
Je kan eventueel ook aanduiden dat de open werktijd dringend is, dan wordt hij ook verzonden naar mensen die geen beschikbaarheid hebben.
De open werktijd zal nooit verzonden worden naar mensen al ingepland zijn voor (een deel van) het gekozen tijdstip.
Het eerste personeelslid dat deze werktijd accepteert, wordt automatisch op de planning gezet.
Opgelet: dit kan worden aangepast, wil je dat je als admin de invulling van de open werktijd nog moet goedkeuren dan geef je ons even een seintje op support.
Hoe maak je een open werktijd aan?
Via de weekplanner zelf
Indien je een open werktijd wil aanmaken kan dit op 2 manieren.
Rechtstreeks op de weekplanning
Via de side bar.
De open werktijd-functie is pas zichtbaar indien je dit hebt geselecteerd bij de weergave instellingen.
Klik op het plusje in het correcte werkgebied en onder de correcte dag.
Volgende slide in zal openen
De datum is automatisch ingevuld met de geselecteerde dag, net zoals het werkgebied. Je kan dit manueel nog wijzigen.
Indien je werkt met gebruikersgroepen kan je ook de juiste groep selecteren.
Geef het aantal werknemers in die je zoekt voor de tijd.
Geef een start- en einduur in.
Indien van toepassing voeg je nog een pauze toe.
Klik op aanmaken.
TIP
Gebruik de optie "aantal" om het aantal mensen in te plannen. Zo hoef je niet dezelfde werktijd meermaals aan te maken.
De volgende slide in zal openen.
Je kan nu aanvinken naar welke werknemers je de werktijd wil verzenden en hoe je dit wil doen, via mail of sms.
Ter info: Je kan op naam zoeken in dit overzicht.Klik op stuur uitnodiging om de open werktijd te verzenden.
Je krijgt nog een overzicht met alle details.
Status onbeantwoord: de werknemer heeft de werktijd nog niet gezien.
Status goedgekeurd: de werknemer wil deze open werktijd.
Status afgekeurd: de werknemer kan niet werken op dit moment.
Hieronder zie je een afgekeurde open werktijd.
De details vind je ook nogmaals terug wanneer je klikt op "ga naar details".
Hier kan je ook nog extra werknemers uitnodigen of een herinnering versturen.
Via de side bar
Je klikt op het eerste icoontje in de side bar, dezelfde slide ins die in bovenstaande stappen beschreven worden zullen verschijnen.
Hoe herken je een open werktijd
Een open werktijd verschijnt altijd op de planning in het veld met de gele achtergrond en op de lijn van "open werktijd".
De kleuren van een open werktijd:
grijs: nog niet verzonden
blauw: verzonden maar nog niet door iemand goed gekeurd
donker groen: een goedgekeurde open werktijd
Verzonden open werktijd vs niet verzonden open werktijd.
Goedgekeurde open werktijd.
Een goedgekeurde open werktijd wordt gekenmerkt door een gele fijne lijn.
In onderstaand voorbeeld is 30/12 een goedgekeurde open werktijd en 31/12 een gewone goedgekeurde werktijd.
