La fin du mois est une période très importante pour tout le monde. Pour que cette période se déroule sans soucis nous avons créé une liste de contrôle pour vous aider.
Numéros de personnel pour le secrétariat social
Vous pouvez les contrôler simplement dans l'onglet d'export de paie, dans le menu "Gestion". Ci-dessous, vous pouvez voir que les numéros sont bien complétés pour la première personne mais pas pour la deuxième.
Il est très important de remplir les numéros personnels pour tous vos employés. Le mieux est de le faire dans Gestion - Utilisateurs - Vue d'ensemble du personnel.
Cliquez sur l'onglet avec le nom de votre entreprise et faites défiler tout à fait à droite.
Ci-dessous vous voyez un exemple presque complet. Cliquez sur des lignes vides et entrez le bon numéro. Il sera sauvegardé automatiquement.
Ensuite, allez dans l'onglet d'export de paie, cliquez sur "Réinitialiser les données". Strobbo remplira automatiquement les numéros dans les champs ici.
Attention: si votre sécretariat social est SD WORX, vous devez compléter nos "numéros personnels" dans leur logiciel. Un exemple de ce numéro pourrait être 248, si vous remplissez ce numéro chez SD vous devez encoder 4 zéros devant ce numéro parce qu'ils ont besoin de 7 chiffres.
2. Les absences
Avant d'exporter, vérifiez s'il y a eu un jour férié dans le mois. Si oui, les membres de votre personnel ont-ils travaillé ? Ou ont-ils eu le droit de prendre ce jour comme une absence? Pour savoir comment mettre un jour férié dans le système, cliquez ici.
Faites la même chose pour les périodes d'absence. Vérifiez bien que vous avez alloué le bon nombre d'heures via les absences. Voici un exemple courant: l'absence "maladie" est correctement attribuée pour 07h36 sur le vendredi mais aucune heure n'a été allouée à cette absence sur le samedi.
Il est également important que vous sélectionniez le bon type d'absence. Toutes les informations relatives aux différentes possibilités de types d'absence peuvent être trouvées ici.
Si vous ne souhaitez pas exporter un certain type d'absence vers le secrétariat social, cochez la case "Ne pas exporter" pour ce type d'absence. Pensez, par exemple, au congé indicatif ou à l'indisponibilité des étudiants.
Important ! Pour vos employés et ouvriers permanents, il ne devrait pas y avoir de congé indicatif, sauf dans des cas très exceptionnels !
Qu'est-ce qu'un congé indicatif ?Il s'agit d'un type d'absence qui est principalement utilisé pour les employés flexibles du secteur de l'hôtellerie et du retail (comme par exemple les étudiants avec un contrat à la journée, les extras et les flexi's). Avec ce type d'absences, ils peuvent indiquer qu'ils ne peuvent pas venir travailler, même s'ils n'ont pas droit à un congé annuel.
Comment puis-je vérifier cela ?Ce type d'absence est appelé congé indicatif par défaut, mais vous avez la possibilité de changer ce nom comme vous le souhaitez, comme par exemple "indisponibilité".
Si vous allez dans Planification puis Absences et disponibilités, vous pourrez voir au bas de la légende si ce type d'absence existe pour vous.
Comment pouvez-vous voir cela ? Dans la légende on a attribué une couleur à "IV" (rose en l'occurrence); le texte sous le nom (Toute la journée 06:14) est de la même couleur.
3. Vérifiez que les temps de travail du personnel sont corrects
Il est très important que les temps de travail soient corrects pour tout le monde dans Strobbo. Vous pouvez facilement vérifier ceci dans l'aperçu des pointages comme suit :
Cliquez sur les titres des colonnes en haut pour faire des tris.
Vous pouvez par exemple cliquer sur #Heures prestées et les prestations les plus courtes s'afficheront en haut de l'écran :
Si vous cliquez à nouveau, les prestations les plus longues s'affichent en haut.
De cette façon, vous pouvez rapidement corriger les excès, comme par exemple les heures de travail exceptionnellement longues/courtes.
Encore quelques articles intéressants sur la pointeuse:
Vous pouvez lire ici comment modifier les pointages.
S'il manque un pointage, vous pouvez l'ajouter manuellement : lisez simplement ici.
Voulez-vous calculer les heures supplémentaires ? Alors il est préférable de lire cet article.
4. Règles du secrétariat social
Si vous voulez utiliser les règles automatiques, celles-ci doivent être définies. Si vous n'avez pas encore reçu de notre part le fichier Excel permettant de compléter ces heures, n'hésitez pas à faire appel à nous sur le chat support. Renvoyez le fichier complété à hello@strobbo.com.
5. Les données de l'aperçu de l'export de paie sont-elles correctes pour ce qui est des pointages et des absences?
Remarquez-vous des lignes en double ou d'autres données anormales dans l'onglet Export de paie ? Essayez de réinitialiser les données.
Vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les données" tout en haut à droite.
6. Voulez-vous essayer de le faire seul ?
Vous avez fait l'export de paie avec l'un de nos consultants la dernière fois et vous aimeriez essayer de le faire vous-même cette fois ? Procédez comme suit :
Contrôlez les points 1 à 4 dans cet article.
Cliquez sur Réinitialiser les données en haut à droite : c'est ainsi que vous recommencez à partir de zéro.
Cliquez sur "appliquer les règles" en haut à gauche.
Les règles sont alors calculées automatiquement. Si vous souhaitez encore apporter des modifications manuelles, vous pouvez le faire maintenant.
Attention : vous ne pouvez pas appliquer les règles deux fois ! Si vous voulez les appliquer à nouveau, vous devez d'abord à nouveau réinitialiser les données.
Cliquez ensuite sur "Export payroll".
Attention : S'il a été convenu autre chose lors de votre paramétrage de la gestion des salaires, alors ne faites pas cet export. Ceci dépend de votre secrétariat social.
Si vous remarquez que le fichier n'est pas téléchargé, vous devez vérifier qu'aucune fenêtre pop-up n'est bloquée. Dans Chrome, vous pouvez le voir dans le coin supérieur droit (voir l'image ci-dessous)
