Wanneer je de export van Strobbo hebt gedownload kan je de file importeren in Acerta Connect. Je gaat naar de link: https://clientaccess.acerta.be/AEP/error/?locale=nl_NL
Je komt in onderstaand scherm terecht en je klikt op "Acerta Connect":
Vervolgens kan je de nodige gegevens nog halen uit het profiel van de medewerker onder "Medewerkers - Personen".
Wat je daar zeker moet doen, is de overeenkomsten openen, en overal aanduiden bij Werktijd - Type werktijd - "Variabel (met tijdsregistratie)" of "Vast (met tijdsregistratie)".
Bij "Wijzigingen zijn van toepassing vanaf" vul je dezelfde datum is als de startdatum van de overeenkomst:
En niet vergeten dit te doen voor alle overeenkomsten per persoon die reeds bestaan die maand. (via Vorige en Volgende in de blauwe balk ga je naar de andere overeenkomsten):
Dit hoeft u maar één keer te doen (per persoon), alle volgende contracten worden automatisch aangemaakt met dezelfde instellingen.
Vervolgens ga je naar "Nieuwe import":
Je kiest dan voor:
Gegevens: Kalenders STD
Importdefinitie: Kalenders - Tekst Bestand - Acerta Standaard
Bestand: de file die je uit Strobbo hebt geëxporteerd.
Vervolgens klik je op "volgende".
Daarnaast vind je een overzicht terug bij importbeheer. Wil je dit verwerken klik dan op "importeren".
Als er fouten zijn, dienen deze eerst opgelost te worden voor je verder kan. De meest voorkomende fouten en de oplossingen kan je onderaan deze handleiding terugvinden.
De vinkjes vooraan wijzigen nu naar pijltjes.
Je kan via de "Prestaties" en Kalender de details nog bekijken of de werktijdtypes correct zijn.
Hieronder zie je een voorbeeld.
Daarna klik je op "Nieuwe Loonopdracht".
Je kiest dan de juiste items in onderstaande kader.
De meest voorkomende fouten en hoe je ze kan oplossen:
De meest voorkomende fouten zijn een onjuiste looncode, het importeren van de looncode van een inactieve werknemer in Acerta of een extern referentienummer dat niet wordt herkend door Acerta.
Om er zeker van te zijn dat alle fouten je alle fouten kan zien (die bijvoorbeeld op de laatste pagina zouden staan), is het mogelijk om enkel te filteren op de fouten. Hier onder een overzicht van de mogelijke meldingen bij de prestaties:
Door te klikken op het icoon, kan je zien wat de fout precies inhoudt. Het zal dan nodig zijn om de fout in het bestand te corrigeren en zo vaak als nodig opnieuw te importeren.
Afhankelijk van de fout is het ook mogelijk de werknemer uit te vinken en niet te importeren:
De werknemer heeft geen "Tijdsregistratie"
OPLOSSING: Pas het schema van de werknemer aan in CONNECT:
Verkeerd (of onbekend) werknemernummers (extern referentienummer)
OPLOSSING: Controleer het werknemersnummer in Strobbo met het extern referentienummer in Acerta. Dit dient overeen te komen.
Kijk zeker goed na dat je niet per ongeluk spaties hebt overgenomen in Strobbo!
Na de aanpassing in Strobbo dien je de payroll stappen opnieuw te volgen om vervolgens een nieuwe export te nemen.
De gebruikte looncode wordt niet herkend
OPLOSSING: Kijk de looncodes na in Strobbo en corrigeer waar nodig.
Tip: controleer de laatst toegevoegde afwezigheidstypes
Na de aanpassing in Strobbo dien je de payroll stappen opnieuw te volgen om vervolgens een nieuwe export te nemen.