Heb je je Strobbo-omgeving gekoppeld met je ProTime-omgeving?

Dan sturen we een e-mail met een zogeheten foutenlog wanneer er zich problemen voordoen met de synchronisatie.

Eén mogelijke foutmelding die zich tijdens de synchronisatie van medewerkers kan voordoen, is "EMPLOYEE_EXIST_WITHOUT_EMPL_NUMBER".

Letterlijk vertaald betekent dit: Er bestaat (in Strobbo!) een medewerker zonder personeelsnummer. En dat is een probleem.

Wanneer de synchronisatie tussen ProTime en Strobbo een nieuwe medewerker probeert aan te maken, dan checken we eerst of die medewerker niet al bestaat in Strobbo. Dit doen we onder andere door te controleren of het personeelsnummer al bekend is, aangezien twee medewerkers met hetzelfde personeelsnummer niet mogelijk zijn.

Dat kunnen we natuurlijk alleen controleren als er voor elke medewerker in Strobbo ook daadwerkelijk een personeelsnummer ingevuld werd.

Als er dus iemand in Strobbo is zonder personeelsnummer, stopt de synchronisatie met het aanmaken van nieuwe medewerkers om duplicaten te voorkomen.

Heel kort en simpel gezegd: voor elke medewerker in elke entiteit in Strobbo een personeelsnummer invullen.

Dat kan een dummy-nummer zijn, bijvoorbeeld voor admins of externe medewerkers.

De uitdaging bestaat er vaak in om te vinden over wie het gaat.

Het makkelijkst is om je personeelslijst helemaal te exporteren naar Excel, omdat je daar met de zoekfunctie heel makkelijk kan vinden wie een leeg personeelsnummer heeft.

Begin met het exporteren van alle medewerkers, inclusief inactieve medewerkers, uit het werknemersoverzicht.

Duid voor de zekerheid ook "Exporteer alle bedrijven" aan (vooral belangrijk als je meerdere entiteiten hebt in Strobbo).

In je Excel-bestand krijg je nu 1 werkblad "Persoonlijke gegevens" en verder ééntje per juridische entiteit die in Strobbo gekend is. De werkbladen van die entiteiten hebben we nodig.

Selecteer in elk werkblad de hele tabel en activeer de filters

Zoek vervolgens in de kolom "Personeelsnummer" naar (blanks).

De lijst wordt nu gefilterd op alle medewerkers die geen personeelsnummer hebben in Strobbo.

Ga nu hun profiel opzoeken in Strobbo om het juiste nummer (of een dummy waarde) in te vullen.