Je kan vanaf nu ook gebruikmaken van het overzicht van de verlofsaldo's toe te voegen en exporteren van jouw medewerkers.
Je vindt het scherm verlofsaldi als volgt:
Ga naar "planning"
Klik op "Afwezigheden en beschikbaarheid"
Klik op "Verlofsaldi".
In deze handleiding vind je volgende punten
Hoe werkt dit scherm
Je krijgt een overzicht van alle saldo's die beschikbaar zijn voor jouw medewerkers. Je kan filteren op medewerker of vakantietype dankzij de "filterknop".
Er is ook een zoekbalk toegevoegd, zoals je in onderstaand voorbeeld kan zien.
Daarnaast heb je nog 2 knoppen "exporteer" waarmee je de gegevens naar Excel kan downloaden en je kan ook via dit scherm verlof toekennen, of het saldo van een bepaald type verlof aanpassen. Hierover volgt later meer.
Hoe pas ik het verlofsaldo aan van een personeelslid
Je gaat naar de lijn van de medewerker van wie je het saldo wil aanpassen en klikt achteraan op het potloodje.
De volgende pop-up zal verschijnen, hier in zie je:
de naam van de medewerker (dit kan je niet wijzigen)
het vakantietype (dit kan je niet wijzigen)
het beginsaldo
het huidige saldo
de geldigheidsduur
Je maakt de nodige wijzigen en klikt op "opslaan".
Wanneer het saldo succesvol is aangepast zal er bovenaan jouw scherm volgende boodschap verschijnen.
Hoe voeg ik een verlofsaldo toe
Is er nog geen verlofsaldo voor een bepaalde medewerker, dan klik je op de groene knop " verlof toekennen".
De volgende pop-up zal verschijnen, hier selecteer je:
de werknemer
het vakantietype
je vult een beginsaldo in
je vult het saldo in
Het beginsaldo is het saldo waarmee de werknemer start in het begin van het jaar. Dit wijzigt doorheen het jaar niet.
Het saldo kan wel fluctueren door het opnemen van bijvoorbeeld vakantie of het opbouwen van overuren.
je kiest de geldigheidsduur van het saldo
Hieronder even een uitgewerkt voorbeeld. Heb je alles ingevuld zoals het hoort, klik dan op "opslaan".
Wanneer dit is gelukt zal de volgende melding op jouw scherm verschijnen.
Hoe kan ik de logs bekijken
Wil je de transacties bekijken, klik dan op volgend symbool.
Er zal een pop-up openen met een overzicht van de transacties.
Hoe kan ik een saldo verwijderen
Je kan een bepaald saldo verwijderen door te drukken op het kruisje helemaal achteraan.
Volgende pop-up zal verschijnen, kies wat er van toepassing is.
Opgelet: dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
Kan je een type niet verwijderen, dan wil dit zeggen dat er nog vakantiedagen gekoppeld zijn aan het type. Die moet je eerst verwijderen voor je verder kan.
Hoe kan ik de gegevens exporteren
Je klikt op de blauwe knop "exporteer".
Volgende pop-up zal verschijnen, hierin kies je:
de geldigheidsdatum van het verlof dat je wil exporteren
het verloftype dat je wil exporteren
eventueel kan je ook kiezen of je enkel de werktijden voor een bepaald statuut wil exporteren
deselecteer je de medewerkers die je niet wil exporteren
Heb je al de nodige filters gekozen, dan klik je op "exporteren". Er zal een excel bestand downloaden.
Hoe kan ik de gegeven importeren
Je kan vanuit de geëxporteerde file ook een import maken om de afwezigheidsaldo's van jouw werknemers te updaten.
Opgelet: het is belangrijk dat je geen afwezigheden toekent tussen het exporteren en importeren. Dit geeft onderstaande error.
Werken met de geëxporteerde file heeft als voordeel dat alle personeelsgegevens en vakantietypes correct staan.
Om saldo's te importeren ga je als volgt te werk.
Je neemt een export van de gewenste data.
Je doet de nodige aanpassingen in de file.
Je gaat naar " Planning" - "Verlofsaldi" en klikt op "import"
Wanneer je op importeer drukt heb je 2 opties:
Toevoegen aan huidige saldi: het saldo wordt bij het huidige saldo geteld
Huidige saldi overschrijven: we gaan het huidige saldo overschrijven door het saldo in de file.
Wil je de huidige saldi overschrijven dan kan je kiezen om
rekening te houden met de vakantie's aangevraagd in de toekomst;
selecteer dan zeker ook de datum vanaf wanneer dit geldig is.
Je klikt op importeren.
Indien je import succesvol is krijg je bovenaan in het groen de melding "import succesvol" .
Indien je import niet lukt ga je een foutmelding krijgen, je krijgt altijd de informatie op welke lijn je gegevens moet aanpassen..