Je kan in Strobbo het vakantiesaldo van de gebruikers exporteren/importeren via een bestand.
In volgorde overlopen we de volgende twee processen:
Saldo exporteren om nadien te importeren
Opgelet: het is belangrijk dat je geen afwezigheden toekent tussen het exporteren en importeren. Dit geeft onderstaande error.
Je gaat in het menu naar Planning > Afwezigheden en beschikbaarheid.
Vervolgens klik je rechtsbovenaan op "Verlofsaldi".
Je klikt op "Exporteer"
De export die je nu gaat maken gaat dienen als basis voor de import. Hierin mag je maar beperkte aanpassingen doen.
Regels wissen of toevoegen kan ervoor zorgen dat je bij het importeren foutmeldingen krijgt. Kies dus zeker de juiste opties bij het exporteren zodat dit niet nodig is:
"Geldig op": de export gaat alleen de bestaande saldi meenemen die geldig zijn op de datum die je kiest. Wil je de huidige saldi overschrijven of aanmaken, dan kies je de datum van vandaag. Wil je voor volgend jaar overschrijven of aanmaken, dan kies je best een datum op het einde van het volgende jaar.
"Afwezigheidstypes": Enkel de types die je in deze lijst aangevinkt laat gaan meegenomen worden in de export en kan je dan later importeren.
"Statuten": Enkel werknemers die een statuut hebben van in deze lijst worden meegenomen in de export. Dit filtert ook de beschikbare lijst bij optie 4, geselecteerde werknemers.
"Geselecteerde werknemers": Je kan hierin een verdere selectie maken van welke werknemers je mee wilt nemen in het export.
"Bereid voor om later te importeren": Dit laat je in dit geval aangevinkt.
"Ook types zonder saldo exporteren": Als je nieuwe saldi wilt aanmaken, laat je dit best aangevinkt. Alle beschikbare verloftypes worden dan "klaargezet" in het exportbestand voor de hierboven gekozen personeelsleden, zodat je daar een teller voor kan aanmaken indien gewenst.
Je klikt op "Exporteren" nadat je de gewenste keuzes gemaakt hebt.
Onderstaande pop-up zal verschijnen, klik op het pijltje om de export te downloaden naar jouw pc.
Het bestand bestaat uit volgende gegevens:
Niet aan te passen om problemen te vermijden:
Weergave naam, voornaam en familienaam
Het aantal werkuren per week
De start-en einddatum van het contract
Het statuut van de medewerker
Personeelsnummer: Het personeelsnummer van het personeelslid, zoals gekend bij het sociaal secretariaat.
Rijksregister personeelslid: het rijksregisternummer van het personeelslid, zoals het in Strobbo staat.
Type: het verlof type zoals het in Strobbo geregistreerd staan.
Beginsaldo: het saldo waarmee de persoon start.
Huidige saldo: het saldo dat de persoon momenteel heeft.
Aanpasbaar:
De geldigheid van het saldo (van - tot)
Opgelet: dit is enkel voor NIEUWE saldo'sHet nieuw beginsaldo: indien je het beginsaldo wil wijzigen, pas je dit aan.
Opgelet: In het Excel-bestand is het beginsaldo een decimale waarde. In Strobbo is dit in uren:minuten.
Het nieuw saldo: Het nieuwe saldo dat je wilt toekennen voor de bestaande/nieuwe teller.
Opgelet: In het Excel-bestand is het nieuwe saldo een decimale waarde. In Strobbo is dit in uren:minuten.
Nu je de export hebt doe je het volgende:
Je doet de nodige aanpassingen in de file, rekening houdend met bovenstaande, zonder lijnen te wissen of toe te voegen.
Je gaat naar " Planning" - "Verlofsaldi" en klikt op "import"
Wanneer je op importeer drukt heb je 2 opties:
Toevoegen aan huidige saldi: het saldo wordt bij het huidige saldo geteld
Huidige saldi overschrijven: we gaan het huidige saldo overschrijven door het saldo in de file.
Wil je de huidige saldi overschrijven dan kan je kiezen om
rekening te houden met de vakantie's aangevraagd in de toekomst;
selecteer dan zeker ook de datum vanaf wanneer dit geldig is.
Je klikt op importeren.
Indien je import succesvol is krijg je bovenaan in het groen de melding "import succesvol" .
Indien je import niet lukt ga je een foutmelding krijgen, je krijgt altijd de informatie op welke lijn je gegevens moet aanpassen..
Saldi exporteren voor overzicht
Je klikt op de blauwe knop "exporteer".
Volgende pop-up zal verschijnen, hierin kies je:
"Geldig op": de export gaat alleen de bestaande saldi meenemen die geldig zijn op de datum die je kiest.
"Afwezigheidstypes": Enkel de types die je in deze lijst aangevinkt laat gaan meegenomen worden in de export.
"Statuten": Enkel werknemers die een statuut hebben van in deze lijst worden meegenomen in de export. Dit filtert ook de beschikbare lijst bij optie 4, geselecteerde werknemers.
"Geselecteerde werknemers": Je kan hierin een verdere selectie maken van welke werknemers je mee wilt nemen in het export.
"Bereid voor om later te importeren": Dit vink je uit indien je een informatieve export wilt. Indien je dit bestand later wilt importeren om aanpassingen te doen, volg je de sectie "Saldo exporteren om nadien te importeren" bovenaan in de plaats van deze.
"Ook types zonder saldo exporteren": Wanneer je dit aangevinkt laat, gaan ook de types waarvoor een personeelslid geen saldo heeft toch in de lijst voorkomen, maar met saldo 0.
Heb je al de nodige filters gekozen, dan klik je op "exporteren". Er zal een excel bestand downloaden.
Volgende pop-up zal verschijnen, klik op het pijltje om de export te downloaden naar jouw pc.
Het bestand bestaat uit volgende gegevens:
Weergave naam, voornaam en familienaam
Het aantal werkuren per week
De start-en einddatum van het contract
Het statuut van de medewerker
Personeelsnummer: Het personeelsnummer van het personeelslid, zoals gekend bij het sociaal secretariaat.
Rijksregister personeelslid: het rijksregisternummer van het personeelslid, zoals het in Strobbo staat.
Type: het verlof type zoals het in Strobbo geregistreerd staan.
De geldigheid van het saldo (van - tot)
Beginsaldo: het saldo waarmee de persoon start.
Huidige saldo: het saldo dat de persoon momenteel heeft.
Het nieuw beginsaldo: indien je het beginsaldo wil wijzigen
Het nieuw saldo: het saldo dat de persoon op het moment heeft
Video