Lorsque vous reliez votre planning à une agence d'intérim comme Nowjobs, vous devez lui envoyer les contrats externes via Strobbo.
Dans ces guides, nous vous indiquons comment procéder.

Voici un aperçu de la table des matières :

Vous trouverez le module des contrats externes sous :

Planification – Contrats externes
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​Attention : vous ne pouvez pas activer ce module vous-même. Vous devez le demander sur notre Chat avec le Support.
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Cette page présente la liste des contrats que vous avez créés dans Strobbo. Vous pouvez également envoyer les contrats à votre agence d'intérim ici, si elle dispose d'un lien vers Strobbo.
Si vous travaillez avec la synchronisation des horaires avec Nowjobs, vous pouvez aussi envoyer des contrats à Nowjobs ici.

Tout d'abord, vous obtenez pour chaque employé le groupe d'utilisateurs auquel il est rattaché. Vous avez également un aperçu des heures de travail dans l'espace de travail et le statut du contrat ici.
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Si vous souhaitez envoyer un autre contrat, vous pouvez le faire en cochant la case et en appuyant sur "Demander des contrats externes" ou sur la flèche située derrière le contrat concerné (sous actions).

En cliquant sur l'œil, vous accédez à l'aperçu détaillé des contrats.

Sur cette page, vous pouvez suivre les différents statuts du contrat et vous faire une idée précise du dernier statut.

Un contrat peut avoir 4 statuts :

Lorsqu'un temps de travail est programmé pour un employé lié au groupe d'utilisateurs de la partie externe, nous allons créer un contrat dans Strobbo.
Ce contrat doit être envoyé à la partie externe via Strobbo lors de l'envoi de l'horaire ou lors de la modification/suppression d'un horaire de travail pour l'employé.
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Quand vous envoyez les heures de travail, vous voyez le pop-up ci-dessus après l'envoi. Vous pouvez ensuite choisir d'envoyer les contrats externes avec le bouton vert "demander des contrats externes".
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Conseil : si vous oubliez d'envoyer les contrats maintenant, vous pouvez toujours les sélectionner et les envoyer par la suite via la "page des contrats externes".

En haut du planning, vous trouverez le symbole du contrat avec un point rouge. Un point rouge indique qu'il reste quelque chose à faire.

Si vous cliquez sur ce lien, la barre latérale s'ouvre. Vous obtiendrez alors une vue d'ensemble des contrats pour lesquels vous devez encore prendre des mesures.

Vous obtenez ici un aperçu clair de l'état du contrat. Vous pouvez envoyer un projet de contrat à la tierce partie en cliquant sur l'icône verte d'envoi.
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Si vous passez la souris sur les contrats avec "Erreur", vous obtiendrez plus d'informations sur l'erreur. Cette erreur provient de la tierce partie et n'est donc pas un paramètre de Strobbo.
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Avec la loupe, vous pouvez accéder aux détails du contrat. En utilisant l'icône du planning de travail, vous pouvez défiler jusqu'au temps de travail. Cela vous permet de savoir facilement quel temps de travail vous devez ajuster en cas d'erreur.
Si vous souhaitez renvoyer un contrat avec une erreur, vous pouvez cliquer sur l'icône "renvoyer".
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Un temps de travail lié à un contrat externe porte un symbole de contrat sur le temps de travail.
Ci-dessous, vous voyez un temps de travail (vert) avec un contrat et un temps de travail normal de Strobbo sans contrat (gris).

La couleur de l'icône est liée à l'état du contrat externe :

Lorsque vous cliquez sur les détails des contrats externes, vous obtenez un aperçu du temps de travail, de la zone de travail, de la personne qui a approuvé le contrat (partie externe, par exemple Nowjobs) et de la date à laquelle le contrat a été approuvé.

Vous pouvez également consulter l'historique des contrats. Par exemple, dans l'exemple ci-dessous, le premier contrat a été refusé et le deuxième a été approuvé. Ensuite, un autre projet de contrat à envoyer est prêt.

Supposons que vous ayez un contrat approuvé, que vous fassiez un ajustement et que le contrat ne soit plus approuvé. Vous pouvez ensuite revenir à la version précédente qui a été approuvée.
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Ceci est fait avec le bouton vert "Restaurer" sur la page de détail.

Le planning sera ainsi adapté aux détails du dernier contrat approuvé.
S'il n'est pas possible de restaurer un contrat, le bouton ci-dessous est "gris clair".

Le contrat qui va être restauré est indiqué par la ligne pointillée grise.
La version que vous allez récupérer est le dernier contrat "approuvé".
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Lorsqu'un contrat est rejeté (ou par erreur), et qu'il n'a jamais été approuvé auparavant, vous pouvez désormais supprimer cette planification en un seul clic. Il suffit d'utiliser le bouton "supprimer les temps de travail".

Si vous utilisez des contrats externes, vous recevrez une notification supplémentaire sur la page d'accueil de Strobbo.
Ainsi, vous savez qu'il reste des démarches à effectuer concernant certains contrats externes.