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La nouveau aperçu des pointages : heures supplémentaires, clôturer la semaine, ajouter ou modifier le pointage
La nouveau aperçu des pointages : heures supplémentaires, clôturer la semaine, ajouter ou modifier le pointage
Cescia Vanhout avatar
Écrit par Cescia Vanhout
Mis à jour il y a plus de 2 ans

Ce mode d’emploi vous explique les fonctions de l’aperçu des pointages.

Emplacement de l’aperçu des pointages

L’aperçu des pointages se trouve dans

  • Planification

  • Aperçu des pointages

Cet écran est accessible aux administrateurs et aux supérieurs hiérarchiques.

Un utilisateur peut également consulter ses pointages, il les retrouve sous « Mon horaire - Aperçu des pointages ».
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Calcul des heures supplémentaires

Si vous désirez calculer les heures supplémentaires, vous devez d’abord programmer cette option dans le profil de l’utilisateur concerné.

  • Pour ce faire, allez sur utilisateurs ;

  • vous cliquez sur l’utilisateur concerné ;

  • vous allez dans l’onglet de l’emplacement concerné ;

  • vous cochez la case « Suivre les heures supplémentaires » ;

  • vous renseignez les heures minimales et maximales ;

  • vous cliquez sur sauvegarder.
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    Ensuite, vous allez sur Aperçu des pointages ;

  • vous cliquez sur « Clôturer la semaine »
    ​Conseil : contrôlez tous les pointages de la semaine écoulée ;

  • les heures supplémentaires sont automatiquement calculées et chargées sur le profil de l’utilisateur.
    ​Conseil :Vous trouvez le solde sous l’onglet « congé » dans le profil de l’utilisateur ou dans l’écran « Solde des congés » dans « Absences et disponibilité ».

Clôturer la semaine

Lorsque vous clôturez une semaine, les heures supplémentaires de la semaine concernée sont calculées.
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Pour ce faire:

  • vous allez via « Planification » vers « Aperçu des pointages » ;

  • vous voyez en haut le bouton « Actions ».
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  • Lorsque vous cliquez sur le bouton, deux options s’affichent « Exporter vers Excel » et « Clôture de la semaine ».
    Si la semaine est en cours, vous ne pouvez pas sélectionner le bouton « Clôture de la semaine ».
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Lorsque la semaine est écoulée, contrôlez tous les pointages et clôturez la semaine.
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  • Cliquez sur « Clôture de la semaine ». Il vous sera alors demandé si vous êtes sûr de vouloir clôturer. Cliquez sur « OUI » si la semaine peut être clôturée.
    ​Attention : si vous devez encore apporter des modifications aux absences, à la planification ou au pointage, cliquez sur NON.
    ​

  • Une semaine clôturée se reconnaît par la notification mentionnée ci-dessus.
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Pour info : Rouvrir une semaine.
Via notre chat de support, nous sommes en mesure de programmer quel type d’utilisateur peut rouvrir une semaine. Voulez-vous qu’un supérieur hiérarchique puisse également le faire ? Dites-le-nous.
Par défaut, seuls les administrateurs peuvent le faire. Dès lors, si vous voulez permettre aux supérieurs hiérarchiques d’effectuer cette action, cliquez sur le bouton « Actions ».
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Emplacement du personnel qui travaille actuellement

Le personnel actuellement au travail se trouve via :

  • La page d’accueil

    • À droite de la page, vous trouvez « Notification »

    • Cliquez sur « les utilisateurs qui travaillent actuellement »
      Cliquez ici.
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  • Aperçu des pointages

    • Cliquez sur « Pointages en cours »
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​Via pointages en cours, vous pouvez :

  • modifier à l’aide du crayon les pointages enregistrés ;

  • arrêter le pointage d’un utilisateur en cliquant sur le bouton rouge.
    ​


    ​Attention : la Dimona ne sera pas mise à jour si vous arrêtez le pointage de l’utilisateur de cette façon.

Ajouter un pointage

Ajouter un pointage se fait de la manière suivante :

  • Vous allez sur « Planification » puis sur « Aperçu des pointages » ;

  • Vous cliquez sur « Ajouter un pointage ».
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  • Le pop-up suivant s’ouvre :
    ​

    Vous pouvez ajouter un pointage

    • Depuis cet écran, vous recherchez le nom de l’employé ;

    • vous sélectionnez le jour désiré ;

    • vous choisissez une heure de début et une heure de fin ;

    • vous choisissez le bon emplacement s’il y en a plusieurs ;

    • vous ajoutez éventuellement une remarque ;

    • vous cliquez sur ajouter.
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    Vous pouvez ensuite ajouter des pauses.

    • Cliquez sur « Ajouter ».

    • choisissez une heure de début et une heure de fin de pause ;

    • cliquez sur « Sauvegarder ».
      ​

Modifier un pointage

Si vous désirez modifier un pointage, cliquez sur la ligne qui vous voulez modifier.
Le pointage s’ouvre. Vous pouvez alors modifier les heures ou ajouter une pause. Cliquez ensuite sur « Sauvegarder ».
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Si les modifications ont été enregistrées, vous verrez un point d’exclamation dans un triangle.

En cliquant sur le triangle, vous verrez les détails des modifications.

Filtres

L’aperçu des pointages vous permet d’appliquer des filtres sur :

  • Nom

  • Statut

  • Pointe (date)

  • Entreprise

  • Manuellement : vous voyez si vous avez ajouté le pointage manuellement (oui) ou si le pointage a été enregistré par la pointeuse (non).
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Si vous avez sélectionné un certain filtre et que vous passez d'une page à l'autre, ou que vous ajustez un tap, le filtre sélectionné sera conservé.
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Vous pouvez voir quel filtre vous avez sélectionné en haut de la vue d'ensemble.

Exporter vers Excel

Depuis l’aperçu des pointages, vous pouvez effectuer deux types d’exportation.

La première vous permet d’exporter les pointages de la semaine en cours, la deuxième celle d’une période déterminée.


Pour ce faire :

  • Cliquez sur « Actions » ;

  • cliquez sur « Exporter vers Excel » ;

  • sélectionnez l’exportation désirée et éventuellement la date désirée ;
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  • cliquez sur « Exporter » ;

  • cliquez sur la flèche pour sauvegarder le fichier sur votre ordinateur.
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