Vous pouvez désormais utiliser l’aperçu pour ajouter et exporter les soldes de congés de vos collaborateurs.
Se rendre sur l’écran solde des congés :
- Allez sur « planning »
- Allez sur « absences et disponibilités »
- Cliquez sur « solde des congés »
Ce manuel vous explique :
Fonctionnement de l’écran
Un aperçu s’affiche avec les soldes disponibles pour tous vos collaborateurs. Grâce au bouton « Filtres », vous pouvez appliquer un filtre par collaborateur ou par type de congé.
Comme l’illustre cet exemple, une barre de recherche a été ajoutée.
Vous avez également deux autres boutons, vous pouvez exporter vos données dans un fichier Excel en appuyant sur le bouton « Exporter », accorder un congé ou éditer le solde d’un type de congé déterminé. Pour de plus amples informations, lisez les pages suivantes.
Modifier le solde de congé d’un membre du personnel
Cliquez sur le crayon correspondant à la ligne du membre du personnel concerné.
Le pop-up suivant apparait, celui-ci vous indique :
- le nom du collaborateur (non modifiable)
- le type de vacances (non modifiable)
- le solde d’ouverture
- le solde actuel
- la durée de validité du solde
Effectuez les modifications nécessaires et cliquez sur « Sauver ».
Lorsque le solde a été correctement modifié, le message suivant apparait au-dessus de l’écran.
Ajouter un solde de congé
Si aucun solde de congé n’a été ajouté à un collaborateur déterminé, cliquez sur le bouton vert « Accorder un congé ».
Le pop-up suivant apparait, sélectionnez ensuite :
- le collaborateur
- le type de congé
- saisissez le solde d’ouverture
- saisissez le solde
Le solde d’ouverture correspond au solde avec lequel le collaborateur commence au début de l’année.Celui-ci ne peut pas être modifié en cours d’année.
Le solde, quant à lui, peut être modifié, soit par la prise de congés soit par la constitution d’heures supplémentaires.
- vous déterminez le temps de validité du solde
Un exemple est illustré ci-dessous. Lorsque tous les champs ont été correctement saisis, cliquez sur « Sauver ».
Lorsque la procédure s’est déroulée avec succès, la notification suivante apparait à l’écran.
Visualisation des logs
Si vous voulez visualiser les transactions, cliquez sur le symbole suivant.
Un pop-up s’ouvre avec un aperçu des transactions.
Supprimer un solde
Vous pouvez supprimer un solde en cliquant sur la petite croix située à la fin de la ligne.
Le pop-up suivant apparait, sélectionnez les données s’applicables.
Attention : vous ne pouvez pas revenir en arrière.
Si vous ne parvenez pas à supprimer un type de congé, cela signifie que des jours de congé sont couplés à ce type de congé. Vous devez d’abord supprimer les jours de congé pour pouvoir continuer.
Exporter des données
Cliquez sur le bouton bleu « Exporter ».
Le pop-up suivant apparait, vous devez alors choisir :
- la date de validité du congé que vous voulez exporter
- le type de congé que vous voulez exporter
- vous pouvez éventuellement choisir d’exporter uniquement un statut (type de contrat) déterminé
- désélectionnez les collaborateurs pour lesquels vous ne désirez pas exporter de données
Lorsque vous avez appliqué tous les filtres désirés, cliquez sur « Exporter ». Un ficher Excel est généré.
Comment puis-je importer des données
Vous pouvez également effectuer une importation à partir du fichier exporté pour mettre à jour le solde des absences de vos employés.
Attention : il est important de ne pas octroyer d’absences entre l’exportation et l’importation. Sinon vous obtenez l’erreur suivante.
Travailler dans le fichier exporté vous permet de vérifier que les données du personnel et les types de congés sont corrects.
Pour importer les soldes, vous procédez de la manière suivante.
Vous exportez les données désirées.
Vous apportez les modifications souhaitées dans le fichier.
Vous allez dans « Planification » - « Soldes des congés » et cliquez sur « importer »
Lorsque vous cliquez sur importer, vous avez 2 options :
Ajouter aux soldes actuels : le solde est ajouté au solde actuel
Transférer les soldes actuels : nous écrasons le solde actuel avec le solde du fichier.
Si vous désirez transférer les soldes actuels, vous pouvez choisir de
tenir compte des vacances demandées dans le futur ;
veillez alors à sélectionner la date à partir de laquelle elles sont valables.
Cliquez sur « Importer ».
Si votre importation s’est déroulée correctement, vous recevez la notification en vert « Importation réussie » dans la partie supérieure de l’écran.
Si votre importation échoue, vous recevez un message d’alerte, vous indiquant la ligne qui doit être modifiée.