Lorsqu'une personne figurant sur le planning est déjà prévue et demande un congé partiel, vous pouvez séparer le temps de travail sans que le temps de travail complet soit rejeté.
Ceci permet à une personne d’être en congé et de venir travailler le même jour.
1 Que doit faire le chef/l’administrateur ?
1.1. Depuis le menu, se rendre sur « Planification », puis « Absences et Disponibilité ».
1.2. Ajouter la nouvelle absence en procédant de la sorte :
1.3. Sélectionner la date concernée, le nom de l’employé, le type de congé/d’absence et ajouter l’indisponibilité personnalisée, le nombre d’heures d’absence + l’intervalle de temps (ouvrir - fermer)
1.4. Le programme vous demande ensuite si vous voulez séparer le temps de travail ou le rejeter complètement (voir ci-dessous).
!! Attention : si ce pop-up ne s’affiche pas, cela signifie que l’option (séparer le temps de travail) ne vous est pas encore accessible. Dans ce cas, veuillez prendre contact avec le support et nous vous donnerons accès à cette option.
Si la case « séparer » est cochée, le programme enregistrera un intervalle de deux heures d’absence et le nouvel horaire sera de 13 à 15 h
En cochant la case Annuler, l’horaire complet, tel que planifier, sera refusé.
Après avoir coché la case, cliquer sur « Appliquer » et l'action sera exécutée.
1.5 Cela se traduit dans la planification par des temps de travail approuvés et refusés + l'absence effective apparaît également dans votre planning.
2 Que faire si un employé demande un congé alors qu’il figure toujours sur la planification ?
2.1 La demande de congé se fait toujours en suivant la même procédure. Les employés sont donc tenus de demander des congés ou des absences via le bouton à cocher « Personnalisé ».
Saisir le nombre d’heures de congé ou d’absence désirées
Indiquer le nombre d’heures d’indisponibilité, c’est l’intervalle de temps
Cliquer sur « ajouter »
2.2 Après la demande, l’administrateur/le chef peut approuver ou refuser la demande (vous avez 2 options).
OPTION 1 (en cas d’une seule demande) :
Cocher sur la case demande et cliquer ensuite sur « Rejeter l’absence » (bouton rouge) ou « Approuver l’absence » (bouton vert)
Vous pouvez également séparer le temps de travail ou l’annuler, comme vous le faites lorsque vous enregistrez vous-même le congé.
OPTION 2 (procédure simplifiée en cas de plusieurs demandes) :Dans ce cas, lisez ce manuel. La même alerte s’affichera pour vous demander si vous voulez séparer le temps de travail ou l’annuler