Strobbo vous permet d’importer et d’exporter les soldes de congés des utilisateurs depuis un fichier.
Nous parcourons dans l’ordre ces deux processus :
Exporter les soldes de congés pour ensuite les importer
Attention : il est important de ne pas octroyer d’absences entre l’exportation et l’importation. Sinon vous obtenez l’erreur suivante.
Dans le menu, vous allez sur Planning > Absences et disponibilités.
Vous cliquez ensuite sur le bouton « Soldes de congés » situé en haut à droite.
Vous cliquez sur « Exporter »
L’exportation créée vous servira de base pour l’importation. Vous pouvez légèrement modifier l’exportation.
Effacer et ajouter des règles peut engendrer des alertes lors de l’importation. Assurez-vous d’avoir choisi les bonnes règles lors de l’exportation pour ne pas avoir les alertes décrites ci-dessus :
1. « Valable le » : l’exportation prendra uniquement les soldes existants à la date choisie ; Si vous désirez écraser ou adapter les soldes actuels, choisissez la date du jour. Si vous désirez écraser ou adapter les soldes de l’année suivante, choisissez une date qui se situe à la fin de l’année prochaine.
2. « Types d’absences » : seuls les types d’absences cochés dans la liste seront repris dans l’exportation et l’importation ultérieure.
3. « Statuts » : seuls les employés qui ont un statut dans cette liste sont repris dans l’exportation. Ceci filtre également la liste de disponibilité de l’option 4 des employés sélectionnés.
4. « Employés sélectionnés » : vous pouvez appliquer une sélection ultérieure sur les employés que vous voulez reprendre dans l’exportation ;
5.« Préparer pour importer plus tard » : cette case doit être cochée.
6. « Inclure les soldes vides » : Si vous désirez créer de nouveaux soldes, la case doit être cochée. Tous les types de congés disponibles sont alors « préparés » dans le fichier d’exportation pour les employés sélectionnés. Si vous le désirez, vous pouvez y créer un compteur.
Une fois vos choix appliqués, cliquez sur « Exporter ».
Le pop-up suivant apparaît, cliquez sur la flèche pour télécharger l’exportation sur votre PC.
Le fichier contient les données suivantes :
Afin d’éviter tout problème, évitez de modifier ces données :
Nom, prénom ;
nombre d’heures de travail par semaine ;
date de début et de fin du contrat de travail ;
statut de l’employé ;
matricule : le matricule du membre du personnel, tel que repris par le secrétariat social ;
numéro de registre national du membre du personnel : le numéro du registre national du membre du personnel, tel que repris dans Strobbo ;
type : le type de congé, tel que repris dans Strobbo ;
solde de départ : le solde avec lequel la personne démarre ;
solde actuel : le solde de la personne au moment T ;
Modifiable :
la date de validité du solde (de - à) ;
Attention: c'est seulement pour des soldes nouveau!le nouveau solde de départ : si vous désirez modifier le solde de départ, vous pouvez le faire ici.
Attention: Dans le fichier Excel, le solde de départ est une valeur décimale. Dans Strobbo, cela est exprimé en heures:minutes.”
le nouveau solde : le nouveau solde que vous voulez attribuer au compteur existant/au nouveau compteur.
Attention: Dans le fichier Excel, le noveau solde est une valeur décimale. Dans Strobbo, cela est exprimé en heures:minutes.”
Une fois l’exportation réalisée, la procédure à suivre est la suivante :
Vous effectuez les modifications nécessaires dans le fichier, en tenant en compte les points précités, sans effacer ou ajouter des lignes ;
vous allez dans « Planification » - « Soldes des congés » et cliquez sur « importer».
Lorsque vous cliquez sur importer, vous avez 2 options :
Ajouter aux soldes actuels : le solde est ajouté au solde actuel ;
transférer les soldes actuels : nous écrasons le solde actuel avec le solde du fichier.
Si vous désirez transférer les soldes actuels, vous pouvez choisir de
tenir compte des vacances demandées dans le futur ;
veillez alors à sélectionner la date à partir de laquelle elles sont valables.
Cliquez sur « Importer ».
Si votre importation s’est déroulée correctement, vous recevez la notification en vert « Importation réussie » dans la partie supérieure de l’écran.
Si votre importation échoue, vous recevez un message d’alerte, vous indiquant la ligne qui doit être modifiée.
Exporter les soldes de congés pour les examiner
Cliquez sur le bouton bleu « Exporter ».
Le pop-up suivant apparaît, vous devez alors choisir :
« Valable le » : l’exportation prendra uniquement les soldes existants à la date choisie ;
« Types d’absences » : seuls les types d’absences cochés dans la liste seront repris dans l’exportation ;
« Statuts » : seuls les employés qui ont un statut dans cette liste sont repris dans l’exportation. Ceci filtre également la liste de disponibilité de l’option 4 des employés sélectionnés ;
« Employés sélectionnés » : vous pouvez appliquer une sélection ultérieure sur les employés que vous voulez reprendre dans l’exportation ;
« Préparer pour importer plus tard » : Décochez la case si l’exportation est uniquement informative. Si vous désirez importer le fichier pour l’adapter, suivez la section « Exporter les soldes pour les importer plus tard » expliquée ci-dessus.
« Inclure les soldes vides » : lorsque vous cochez cette case, les soldes vides de l’employé sont pris en compte, mais le solde renseigné est 0.
Lorsque vous avez appliqué tous les filtres désirés, cliquez sur « Exporter ». Un ficher Excel est généré.
Le pop-up suivant apparaît, cliquez sur la flèche pour télécharger l’exportation sur votre PC.
Le fichier contient les données suivantes :
Nom, prénom ;
nombre d’heures de travail par semaine ;
date de début et de fin du contrat de travail ;
statut de l’employé ;
matricule : le matricule du membre du personnel, tel que repris par le secrétariat social ;
numéro de registre national du membre du personnel : le numéro du registre national du membre du personnel, tel que repris dans Strobbo ;
type : le type de congé, tel que repris dans Strobbo ;
la date de validité du solde (de - à) ;
solde de départ : le solde avec lequel la personne démarre ;
solde actuel : le solde de la personne au moment T ;
le nouveau solde de départ : si vous désirez modifier le solde de départ ;
le nouveau solde : le solde de la personne au moment T.
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